8 Strategien für ein besseres Zeitmanagement

Das Wissen, wie du deine Zeit organisieren kannst, um produktiver zu sein, ist eine Fähigkeit, die jeder erlernen kann. In unserem heutigen Artikel findest du einige Strategien, die dir dabei helfen werden, ein besseres Zeitmanagement zu erreichen.

Geprüft und freigegeben von der Philosophin Maria Alejandra Morgado Cusati.

Geschrieben von Maria Alejandra Morgado Cusati

Letzte Aktualisierung: 04. August 2022

Hast du das Gefühl, dass dein Tag nicht genügend Stunden hat, um alle anstehenden Aufgaben zu erledigen? Hast du Probleme damit, deine Zeit sinnvoll und effizient zu organisieren? Dann solltest du unbedingt weiterlesen! Wir sagen dir, welche Aktivitäten unnötig viel Zeit kosten und zeigen dir außerdem 8 Strategien auf, die dir dabei helfen werden, ein besseres Zeitmanagement in die Tat umzusetzen.

Wenn du zu den Menschen gehörst, die scheinbar nie genügend Zeit haben, ist es möglicherweise erforderlich, dass du deine Routine überdenkst und veränderst. Wenn du ein besseres Zeitmanagement erreichen möchtest, musst du einiges organisieren und dich selber etwas disziplinieren.

Der Schlüssel liegt darin, dass du die dir zur Verfügung stehenden Stunden optimal planst, um sie bestmöglich auszunutzen. Wenn du aber vor lauter Aufgaben gar nicht genau weißt, wo du anfangen sollst, ist das auch kein Problem. Denn wir haben nachfolgend einige hilfreiche Tipps für dich zusammengestellt, die dich dabei unterstützen werden!

Mögliche Gründe dafür, dass du nicht genügend Zeit hast

Es gibt verschiedene Gründe, die verhindern könnten, dass du die dir zur Verfügung stehende Zeit optimal ausnutzen kannst. Die meisten dieser Gründe hängen damit zusammen, wie du deine Zeit planst und organisierst.

Nachfolgend findest du einige der häufigsten Ursachen:

Mangelnde Organisation

Erstellst du dir normalerweise eine Liste mit den anstehenden Aufgaben und priorisierst diese nach Wichtigkeit und Dringlichkeit? Oder anders gefragt: Planst du deine Aktivitäten im Voraus?

Wenn du dies bisher noch nicht ausprobiert hast, solltest du dir diesen Schritt unbedingt angewöhnen, denn die strukturierte Organisation deiner Aktivitäten ist eine grundlegende Voraussetzung dafür, deine Zeit effektiver nutzen zu können.

Wenn du viele anstehende Aufgaben vor dir hast und nicht weißt, wie du diese organisieren und strukturieren kannst, weißt du häufig auch nicht, wo du überhaupt anfangen sollst. Infolgedessen beginnst du dann mit der Erledigung irgendeiner Aufgabe, ohne darauf zu achten, ob diese überhaupt dringend und wichtig ist. Dies führt dazu, dass du deine Energie und Anstrengungen vielfach in die falschen Aufgaben investierst. Und diese Zeit fehlt dir dann möglicherweise am Abend für die tatsächlich wichtigen Dinge.

Du verschwendest deine Zeit im Internet

Es gibt zahlreiche Menschen, die viel Zeit damit verbringen, ihre Social-Media-Accounts zu überprüfen oder stundenlang im Internet zu surfen. Allerdings ist dies ein großes Problem, denn häufig vergisst man währenddessen, dass es eine Realität außerhalb des Bildschirms gibt und dass verschiedene Aufgaben zu erledigen sind.

Du kannst nicht “Nein” sagen

Ein weiterer Grund, warum du nicht genug Zeit hast, könnte sein, dass du dir schlichtweg zu viele Aufgaben aufbürdest und keinem eine Bitte abschlagen kannst. Dies führt dann letztendlich dazu, dass du an deine eigene Belastungsgrenze kommst, was wiederum die Qualität deiner Arbeit beeinträchtigt.

Wenn du weißt, dass du bereits einen engen Zeitplan hast, solltest du daher unbedingt vermeiden, noch weitere Aufgaben zu übernehmen oder deine Dienste anzubieten. Ein erster und sehr wichtiger Schritt besteht darin, deine eigenen Grenzen zu erkennen und dich entsprechend zu organisieren.

Du willst viele Dinge auf einmal erledigen

Heutzutage wird in vielen Bereichen automatisch erwartet, dass Menschen das Multitasking beherrschen, also mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen können. Während du beispielsweise eine E-Mail beantwortest, telefonierst du und achtest außerdem noch darauf, dass dein Essen auf dem Herd nicht anbrennt.

Wenn du auch zu diesen Menschen gehörst, solltest du wissen, dass dieses Verhalten nicht wirklich effizient ist. Stattdessen solltest du damit beginnen, die einzelnen Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu erledigen und dich dabei jeweils auf eine Aufgabe zu konzentrieren.

Du konzentrierst all deine Bemühungen auf eine einzige Sache

Das andere Extrem besteht darin, viel Mühe, Zeit und Konzentration in nur eine einzige Aufgabe zu investieren. Infolgedessen wirst du zwangsläufig andere Aufgaben vernachlässigen. Es ist natürlich nicht falsch, wenn du dich auf eine bestimmte Sache konzentrierst, aber du solltest stets darum bemüht sein, effizienter zu werden, um die Aufgabe in kürzester Zeit abschließen zu können.

Wenn du das Gefühl hast, dass du bei einer Aktivität keine Fortschritte erzielen kannst, kannst du stattdessen zu der Aufgabe wechseln, die auf deiner Prioritätenliste auf die erst genannte folgt. Aber natürlich solltest du auch nicht vergessen, die erste Aktivität zu beenden, wenn du dich dazu wieder in der Lage fühlst.

Strategien für ein besseres Zeitmanagement

Jetzt wollen wir uns 8 Strategien ansehen, mit denen du deine Zeit besser organisieren und nutzen kannst. Einige dieser Maßnahmen kannst du mit anderen kombinieren. Letztendlich musst du aber selber entscheiden, welche sich in deinen persönlichen Tagesablauf integrieren lassen.

1. Besseres Zeitmanagement: Erstelle eine Prioritätenliste

Idealerweise schreibst du dir am Abend zuvor oder gleich am Morgen alles auf, was du an diesem Tag erreichen möchtest. Anschließend bewertest du jede dieser Aufgaben und priorisierst sie nach Dringlichkeit und Wichtigkeit.

Zum Beispiel bewertest du die Aktivitäten, die in den nächsten 24 Stunden durchgeführt werden müssen, als “dringend”. “Wichtig” sind diejenigen, die in den nächsten Tagen erledigt werden müssen. Darüber hinaus sind Aufgaben, die etwas länger warten könnten, “nicht dringend”. So kannst du dich dann auf die dringendsten und wichtigsten Aufgaben konzentrieren.

2. Plane feste Zeiten für deine Aktivitäten ein

Nachdem du eine Liste deiner anstehenden Verpflichtungen erstellt hast, musst du deinen Tag möglichst effizient planen. Dies bedeutet, dass du für jede Aktivität und jede Aufgabe ein Zeitfenster einplanen solltest, in welchem du sie erledigen kannst.

Darüber hinaus solltest du auch die Zeitdauer bestimmen, die du für die Ausführung benötigst. Auf diese Weise weißt du schon morgens, was du an diesem Tag erledigen musst und wie lange es jeweils dauern wird.

Des Weiteren solltest du versuchen, am Morgen die Aktivitäten mit der höchsten Priorität und Schwierigkeit auszuführen. Denn die meisten Menschen sind morgens klarer und energiegeladener.

Wenn du einfache und mechanische Aktivitäten ausführen musst, solltest du dir diese für den Abend einplanen. Im Laufe des Tages wirst du von deinen Aufgaben erschöpft und daher ist es besser, abends die Dinge zu erledigen, die einfacher sind und weniger Aufwand erfordern.

3. Besseres Zeitmanagement: Verschiebe deine anstehenden Aufgaben nicht auf den nächsten Tag

Wenn du alle Aufgaben rechtzeitig und termingerecht erledigen möchtest, solltest du unbedingt vermeiden, bestimmte Aktivitäten auf den folgenden Tag zu verschieben. Denn Prokrastination führt nur dazu, dass sich die anstehenden Aufgaben anhäufen, was wiederum zu größerem Stress und zusätzlicher Belastung führt.

Daher ist es eine hervorragende Idee, wenn du die von dir geplanten Aufgaben so schnell wie möglich erledigst. Auf diese Weise hast du dann genügend Zeit zur Verfügung, dich um mögliche Komplikationen zu kümmern, die auftreten könnten. Trotzdem kannst du durch dieses Vorgehen deinen Zeitplan einhalten.

4. Plane dir immer auch Zeit für dich selber ein

Auch wenn du viele Aktivitäten und Aufgaben erledigen musst, ist es wichtig, dass du dir stets etwas Zeit für dich selber einplanst. Die beste Zeit dafür ist der frühe Morgen.

Auf diese Weise steigerst du dein Energieniveau und bist besser auf den Stress und die Anstrengungen des Tages vorbereitet. Zu den Aktivitäten, die du in deiner persönlichen Zeit ausführen kannst, gehört beispielsweise das Meditieren. Eine Meditation von 10 bis 20 Minuten nach dem Aufwachen kann wahre Wunder bewirken. Alternativ kannst du morgens auch etwas Sport treiben und dich anschließend mit einem guten und gesunden Frühstück für den bevorstehenden Tag stärken.

5. Besseres Zeitmanagement: Bereite am Vorabend möglichst viel für den nächsten Tag vor

Eine andere Möglichkeit für ein besseres Zeitmanagement besteht darin, die Zeit am Morgen zu optimieren. Das heißt, dass du am Abend zuvor bereits die Kleidung zurechtlegst, die du am folgenden Tag anziehen wirst, dein Essen für den nächsten Tag zubereitest und dir alle Utensilien zurechtlegst, die du für deine anstehenden Aufgaben benötigen wirst.

Auf diese Weise kannst du verhindern, dass du am Morgen hektisch herumläufst und dir mühsam alle Dinge zusammensuchen oder vorbereiten musst, die du für den Start in den Tag benötigst. Wie du dir sicherlich denken kannst, wird dein Morgen durch diese Vorbereitung wesentlich entspannter verlaufen.

6. Halte deinen Arbeitsplatz ordentlich und sauber

Wenn dein Arbeitsplatz sauber und ordentlich ist, wirst du dich wesentlich wohler fühlen und zudem auch produktiver sein. Denn so musst du keine Zeit mehr mit der Suche nach Dingen verschwenden, weil du nicht weißt, wo du sie hingelegt hast. Wenn alles seinen festen Platz hat, spart dir auch diese gute Gewohnheit viel Zeit und Energie.

Unabhängig von der Art und der Lokalität deines Arbeitsplatzes oder deines Arbeitsbereiches ist es zudem extrem wichtig, dass dieser Bereich stets sauber und gut strukturiert ist.

7. Besseres Zeitmanagement: Vermeide Ablenkungen

Einige der größten Ablenkungen sind soziale Medien und Nachrichten auf elektronischen Geräten. Daher solltest du bei der Arbeit möglichst vermeiden, deine Social-Media-Accounts zu checken oder spontan und ohne konkretes Ziel im Internet zu surfen, denn all dies kostet unnötig Zeit und lenkt dich von deinen eigentlichen Aufgaben ab.

Wenn dir das sehr schwerfällt, solltest du dazu übergehen, bestimmte Anwendungen, deine Social-Media-Accounts und deine persönlichen E-Mails zu blockieren, während du arbeitest.

8. Besseres Zeitmanagement: Gehe zeitig ins Bett

Wenn du ein besseres Zeitmanagement anstrebst, ist auch ausreichende Erholung notwendig. Daher solltest du versuchen, jeden Abend zeitig ins Bett zu gehen, idealerweise vor 22 Uhr.

Auf diese Weise erhältst du genügend Schlaf und du wirst morgens wesentlich einfacher und gut ausgeruht aufstehen können.

Ein gutes Zeitmanagement erfordert Ausdauer und Konsequenz

Wie du siehst, besteht das Problem nicht darin, dass der Tag zu wenige Stunden hat. Es geht vielmehr darum, dass du die dir zur Verfügung stehende Zeit gut organisierst, um sie optimal nutzen zu können.

Darüber hinaus ist es ebenfalls von entscheidender Bedeutung, dass du deine eigenen Fähigkeiten und auch deine Grenzen kennst und respektierst. Wenn du dies berücksichtigst, wirst du dir nicht zu viele Aufgaben auf einmal aufbürden. Andernfalls bereitest du dir durch ein Übermaß an Arbeit, das du nicht bewältigen kannst, nur selber unnötigen und vermeidbaren Stress.

Kurz gesagt, um deine Zeit besser für dich nutzen zu können, musst du deine Aufgaben gut organisieren und diese dann auch entsprechend deiner vorgenommenen Priorisierung erledigen. Wenn dir ein besseres Zeitmanagement gelingt, wirst du künftig weniger gestresst sein und vielleicht sogar mehr freie Zeit zur Verfügung haben!